دو همسایه در نزدیکی یکدیگر در کوهستانی زندگی میکردند. آنها با یکدیگر رقابت سختی داشتند و همیشه زورآزمایی میکردند. روزی یکی از آنها دیگری را به چالشی دعوت کرد تا ببینند چه کسی می تواند ظرف سه ساعت چوب بیشتری خرد کند. مرد اول با قدرت تمام شروع به خردکردن چوب هایش کرد. در حالیکه او چوب ها را قطعه قطعه می کرد مرد دوم حدود نیم ساعت چوب برید و آنگاه زیر سایه درختی به مدت ده دقیقه استراحت کرد. مرد اول نمی توانست تنبلی آن دیگری را باور کند. در برابر تعجب او، مرد دوم در تمام طول مبارزه، به ده دقیقه استراحت پس از هر نیم ساعت کار ادامه داد. سرانجام سه ساعت به پایان رسید. همسایه اول چون لحظه ای برای استراحت کار را متوقف نکرده بود، مطمئن بود که پیروزی از آن اوست. اما همسایه اش دو برابر او چوب بریده بود! او با ناباوری گفت: «غیر ممکن است! تو هر نیم ساعت استراحت کردی». دومی پاسخ داد: «من استراحت نمی کردم، فقط تبرم را تیز می کردم».
این داستان خلاصه ای بود از آنچه که به نام «بهره وری» شناخته می شود. بهره وری به معنای بیشتر کار کردن نیست. بهره وری به معنای هوشمندانه کار کردن، انجام دادن بهترین کار در هر لحظه و به طور خلاصه انتخاب صحیح در هر موقعیتی است. اینکه با سرعت رانندگی کنید لزوما به این معنی نیست که در حال حرکت در مسیر درستی هستید.
تاکنون نویسندگان و سخنرانان بسیاری به توصیف مفهوم بهره وری و روشهای بهبود آن پرداخته اند؛ نویسندگانی همچون جیم ران، دارن هاردی، آنتونی رابینز، برایان تریسی، استفان کاوی، کارل دوک، آدام گرانت، دنیل کاهنمن، سایمون سینک، جیم کالینز، جیمز کلییر، ریچارد تیلر، آلن دوباتن و بسیاری دیگر. دلیل این حجم از صحبت و نوشتار پیرامون موضوع بهره وری کاملا روشن است. در جهان پرهیاهوی کنونی که تغییرات با سرعت چشمگیری رخ می دهند و رقابت بین شرکت های گوناگون بسیار سنگین شده است، تنها راه بقا و رشد کسب و کارها افزایش بهره وری به صورت یکدست در تمامی بخش های آنهاست. واقعیت این است که اگر قادر نباشیم بهره وری سازمان را به صورت یکپارچه افزایش دهیم، در دنیای پرسرعت و پر از رقابت امروز سرنوشتی جز شکست در انتظارمان نخواهد بود. حتی از بعد فردی نیز میزان بهره وری، یکی از کلیدی ترین شاخصه های موفقیت انسانها به شمار می رود. بهره وری به طور مستقیم روی کاریزماتیک بودن افراد تاثیرگذار است. شاید تصور عام بر این باشد که کاریزما یک ویژگی ذاتی بوده و تنها برخی از افراد این ویژگی را در خود دارند. البته که نمی توان انکار کرد بخش کوچکی از کاریزما ذاتیست، اما این قضیه اثبات شده است که بخش زیادی از شخصیت کاریزماتیک افراد اکتسابی بوده و بهره وری بالا یکی از مهم ترین مؤلفه های کاریزماست. شخصی که بهره وری بالایی دارد ناخودآگاه از کاریزمای بالایی نیز برخوردار است و اطرافیان از او تاثیر می پذیرند. همین امر احتمال موفقیت را به میزان چشمگیری افزایش می دهد. پس می بینیم که بهره وری و بسیاری از ویژگی های دیگر به طور در هم تنیده ای روی موفقیت افراد تاثیر می گذارند. قطعا این ویژگی ها نه به صورت خطی و در پی یکدیگر، بلکه دقیقاً به صورت ماتریسی با هم در ارتباط هستند و پی بردن به این ارتباطات شروع داستان موفقیت انسانها و سازمانها می تواند باشد. شروعی که البته نیاز به حرکت و اجرا دارد. آنچه که افراد و سازمانها را از یکدیگر متمایز می کند میزان پایبندی به این اصول و عمل به آنها در طول زمان است. چراکه هیچ یک از این اصول به یکباره اثر خود را نشان نمی دهد و برای نتیجه گرفتن از آنها لازم است تا در مدت زمان طولانی به این رشته های در هم تنیده پایبند باشیم و آنها را در سازمانمان جاری کنیم.
اما چه عواملی در بهره وری موثر و تاثیرگذار است؟ این پرسشی است که در ادامه به آن خواهیم پرداخت و یازده اصل کلیدی که تاثیر بسزایی روی افزایش بهره وری فردی و سازمانی دارند را معرفی خواهیم کرد. پس لطفا با پیروی از این اصول، گهگاهی مکث کرده، تبر خود را تیز کنید و سپس به کارتان ادامه دهید.
۱. تعداد تصمیمات:
استیو جابز را همه می شناسند. اگر لیستی از تاثیرگذارترین انسان های دو دهه اخیر ایجاد کنند، قطعا استیو جابز جزو ده نفر اول این لیست خواهد بود. استیو جابز یک خصلت بسیار معروف داشت، وی همواره با یک یقه اسکی مشکی و شلوار جین آبی رنگ در انظار عمومی ظاهر میشد. اما چرا؟ در ادامه به این موضوع خواهیم پرداخت.
یکی از مهمترین عوامل در میزان بهره وری، تعداد تصمیماتی است که ما در طی روز می گیریم. تحقیقات مختلف نشان می دهند که انسان ها در طی روز ظرفیت مشخصی برای اخذ تصمیم به صورت خودآگاه دارند و هر چه تعداد تصمیماتی که گرفته می شود افزایش یابد، روش تصمیم گیری از خودآگاهی به سمت ناخودآگاهی و غریزی سوق پیدا می کند. نکته جالب توجه این است که تجربه نشان داده اکثر تصمیمات غریزی و ناخودآگاه، تصمیمات خوبی نیستند و بهترین نتیجه را بدست نمی دهند. لذا بسیار مهم است که هر شخصی قدرت انتخاب و ظرفیت تصمیم گیری خودآگاهش را برای مسائل و موضوعات مهم حفظ کند. در این صورت بهره وری آن شخص به میزان قابل توجهی افزایش خواهد یافت.
یکی از مثال های بارز این موضوع تصمیم گیری در رابطه با انتخاب لباس برای پوشیدن و رفتن به محل کار در ابتدای هر روز است. این انتخاب جزو موضوعات مهم و تاثیرگذار در بهره وری محسوب نمی شود، اما می بینیم که در همان ابتدای روز یکی از ظرفیت های تصمیم گیری و انتخاب خودآگاهمان را به خود اختصاص خواهد داد. لذا یکی از مهم ترین مزایای وجود لباس فرم در سازمان از بین بردن نیاز به استفاده از ظرفیت اراده برای انتخاب لباس و حفظ این ظرفیت برای مسائل مهم تر و در نتیجه افزایش بهره وری است. به همین دلیل است که شما افرادی همچون استیو جابز را همیشه با یک نوع لباس دیدهاید.
۲. بهبود مستمر
یکی دیگر از عوامل کلیدی در افزایش بهره وری، توانایی پذیرش و ایجاد تغییر است. اما نکته بسیار مهم در اینجا این است که تغییرات بزرگ و ناگهانی می توانند با خودشان ترس و در نتیجه بی تحرکی به همراه داشته باشند. لذا بهترین راه حل ایجاد تغییرات مثبت کوچک، اما به صورت پیوسته و مستمر است. بهبود مستمر، یکی از کلیدی ترین رازهای موفقیت ژاپن در طی سالیان پس از جنگ جهانی بوده است، مفهومی که با نام «کایزن» در این کشور شناخته می شود. بهبود مستمر، روشی قدرتمند برای افزایش بهره وری انسان ها شناخته می شود.
یکی از کاربردی ترین ابزارها برای بهبود مستمر و در نتیجه افزایش بهره وری، استفاده از چرخه ای است که ادواردز دمینگ، نویسنده و مشاور مدیریت امریکایی و پدر علم کایزن، آن را ابداع کرد؛ چرخه ی PDCA. این چرخه یک چارچوب برای بهبود مستمر به ما می دهد: برنامه ریزی کن (Plan)، انجام بده (Do)، بررسی کن (Check)، اقدام بعدی را مشخص کن (Act). این چرخه می تواند به صورت روزانه، هفتگی، ماهیانه و فصلی برای حل مسائل استفاده شود. حل مسائلی که در نهایت به افزایش بهره وری فردی و سازمانی منجر خواهد شد.
پایان بخش اول
